"Los participantes, ya sean internos o virtuales, deben sentirse bienvenidos y conectados con los demás en la mesa y saber cómo marcar para interactuar y contribuir", dice Axtell. "Eso significa que el moderador debe explicar antes de la reunión cómo se gestionará la participación y ofrecer una explicación clara sobre cómo los que están llamando pueden aportar su opinión".
Una vez que todos entienden cómo participar en la conversación, gestionar la conversación para obtener una amplia participación se vuelve crucial. Para cada tema, piense un poco a quién quiere en la conversación, dice Axtell. “Elige deliberadamente a alguien para comenzar cada conversación. Determine quién se verá más afectado por el tema y quién podría tener una perspectiva no expresada que deba compartirse ". En grupos grandes, hacer un seguimiento de quién ha hablado y llamar a los participantes estratégicamente ayuda a ampliar la participación y el compromiso de una reunión virtual.
Tener pocas señales verbales es un asesino de participación tanto para el moderador como para los asistentes virtuales. Para ayudar a la participación, Axtell sugiere que todos los participantes tengan un dispositivo de cámara en su computadora o tableta para la reunión virtual. “Aquí es donde el tamaño de la reunión se convierte en otro factor clave”, continúa Axtell. “Pequeños grupos de cuatro o cinco pueden confiar solo en el sonido. Siete u ocho participantes son un punto de inflexión para una reunión virtual. Veinte es casi imposible porque realmente presiona la cantidad de tiempo disponible que las personas pueden autoexpresarse ".
Unos minutos de charla informal antes de comenzar la agenda es otro elemento importante para que los participantes se sientan cómodos e incluidos. "Una reunión virtual efectiva debería comenzar con 10 minutos de chat amistoso, seguido de contenido convincente presentado en unos 20 a 30 minutos por un moderador que debería tener un control claro sobre el flujo de la reunión", dice el CEO de Geniecast y miembro de YPO keith alper.
Quizás la tarea más importante en la preparación de la reunión es garantizar que la tecnología funcione. Los problemas tecnológicos casi pueden garantizar una reunión improductiva. “No deje la tecnología al azar; pruébelo antes de la reunión ”, dice Alper. “Esto debe ser tomado en serio. Si los participantes de la reunión no pueden hacer que la plataforma funcione, la reunión será como la impresión de un artículo. Si está manchado, no importa si fue un buen artículo. No será útil para nadie ".
Dado que las reuniones virtuales se han convertido en una herramienta estándar en las comunicaciones globales, tener un moderador experto como guardián de la reunión agrega valor. Lo mismo ocurre con los protocolos de participación que son claros para los participantes, señala el facilitador y miembro del foro certificado por YPO Michael Bloch. “Cuando la conexión virtual es estándar, las empresas necesitan crear normas que hagan que una reunión sea lo más valiosa posible”, dice. "Si el contenido es bueno y se han abordado los problemas tecnológicos, creo que el único otro paso crítico para una reunión virtual eficiente es crear protocolos que eliminen las distracciones como las relacionadas con los mensajes de texto, las redes sociales, los niños y los ladridos de perros".
Mientras las reuniones virtuales estén cuidadosamente programadas, bien presentadas y sin distracciones, los participantes podrán participar plenamente. "Si bien las reuniones virtuales nunca pueden ser tan íntimas como una reunión tradicional, hay algunas cosas fáciles que se pueden hacer para que se sienta más como una reunión en persona", dice Bloch.
