"Les participants, qu'ils soient internes ou virtuels, doivent se sentir les bienvenus et connectés aux autres autour de la table et savoir comment se connecter pour interagir et contribuer", déclare Axtell. "Cela signifie que le modérateur doit expliquer avant la réunion comment la participation sera gérée et fournir une explication claire sur la manière dont ceux qui se connectent peuvent apporter leur contribution."
Une fois que tout le monde a compris comment participer à la conversation, la gestion de la conversation pour obtenir une large participation devient cruciale. Pour chaque sujet, réfléchissez à qui vous voulez dans la conversation, dit Axtell. « Choisissez délibérément quelqu'un pour commencer chaque conversation. Déterminez qui sera le plus touché par le sujet et qui pourrait avoir un point de vue inexprimé qui doit être partagé. » Dans les grands groupes, garder une trace de qui a parlé et appeler les participants de manière stratégique permet d'élargir la participation et l'engagement d'une réunion virtuelle.
Avoir peu d'indices verbaux est un tueur de participation à la fois pour le modérateur et les participants virtuels. Pour favoriser l'engagement, Axtell suggère à tous les participants d'avoir un appareil photo sur leur ordinateur ou leur tablette pour la réunion virtuelle. "C'est là que la taille de la réunion devient un autre facteur clé", poursuit Axtell. « Les petits groupes de quatre ou cinq peuvent compter uniquement sur le son. Sept ou huit participants sont un point de basculement pour une réunion virtuelle. Vingt ans, c'est presque impossible parce que ça presse vraiment le temps disponible que les gens peuvent s'exprimer.
Quelques minutes de conversation informelle avant de commencer l'ordre du jour sont un autre élément important pour que les participants se sentent à l'aise et inclus. "Une réunion virtuelle efficace devrait commencer par 10 minutes de conversation amicale, suivies d'un contenu convaincant présenté en 20 à 30 minutes environ par un modérateur qui devrait avoir une idée claire du déroulement de la réunion", déclare le PDG de Geniecast et membre de YPO. Keith Alper.
La tâche la plus importante dans la préparation de la réunion est peut-être de s'assurer que la technologie fonctionne. Les problèmes de technologie peuvent presque garantir une réunion improductive. « Ne laissez pas la technologie au hasard ; testez-le avant la réunion », explique Alper. "Cela doit être pris au sérieux. Si les participants à la réunion ne parviennent pas à faire fonctionner la plateforme, la réunion ressemblera à l'impression d'un article. S'il est taché, peu importe si c'était un bon article. Cela ne servira à personne. »
Étant donné que les réunions virtuelles sont devenues un outil standard dans les communications mondiales, avoir un modérateur qualifié comme gardien de la réunion ajoute de la valeur. Il en va de même pour les protocoles de participation clairs pour les participants, note l'animateur et membre du forum certifié YPO Michel Bloch. "Là où la connexion virtuelle est standard, les entreprises doivent créer des normes qui rendront une réunion aussi précieuse que possible", dit-il. "Si le contenu est bon et que les problèmes technologiques ont été résolus, je pense que la seule autre étape critique pour une réunion virtuelle efficace est de créer des protocoles qui éliminent les distractions telles que celles liées aux SMS, aux médias sociaux, aux aboiements des enfants et des chiens."
Tant que les réunions virtuelles sont soigneusement planifiées, bien présentées et exemptes de distractions, les participants pourront s'engager pleinement. "Bien que les réunions virtuelles ne puissent jamais être aussi intimes qu'une réunion traditionnelle, il y a des choses simples qui peuvent être faites pour que cela ressemble plus à une réunion en personne", déclare Bloch.
