Jan Jones, auteur de «L'arme secrète du PDG : comment les grands leaders et leurs assistants maximisent la productivité et l'efficacité" et un ancien assistant exécutif avec 20 ans d'expérience avec de nombreux PDG de haut niveau, dit que le bon EA peut devenir l'arme secrète d'un leader.
Qu'est-ce qui vous a inspiré pour écrire "L'arme secrète du PDG ?"
Je possède maintenant un bureau de conférenciers qui envoie des hommes d'affaires et des célébrités bien connus pour prendre la parole lors d'événements à travers le monde. En travaillant avec les assistants de mes clients, j'ai constaté que beaucoup ne représentaient pas ces cadres d'une manière digne de leur personnalité. Malheureusement, les dirigeants semblaient ignorer cela. Lorsque les EA parlent au nom des dirigeants, ils doivent présenter une image professionnelle et crédible en leur nom. J'ai commencé à coacher des assistants sur la manière d'être des représentants professionnels de leurs patrons, et j'ai progressivement commencé à éduquer les cadres sur les raisons pour lesquelles ils avaient besoin d'assistants qui les représenteraient sous leur meilleur jour. De ces expériences, j'ai créé le livre.
Tous les dirigeants devraient-ils avoir un EA, quelle que soit la taille de l'entreprise ?
Oui. Sans EA, les cadres doivent souvent gérer des tâches qui compromettent leur productivité. Les EA agissent comme un filtre, permettant aux cadres de rester concentrés sur les priorités. Pour une startup où le budget est un problème, envisagez d'engager un assistant à temps partiel ou virtuel. L'argent dépensé en vaudra la peine. Mais à mesure que l'entreprise se développe, les assistants à temps partiel ou virtuels ne suffiront pas car le rythme sera trop rapide. Pour être un adjoint efficace, l'AE doit travailler côte à côte avec l'exécutif pour s'imprégner de ses connaissances et apprendre comment fonctionne l'entreprise.
Nous savons que les EA gèrent une variété de tâches, mais en quoi sont-ils une "arme secrète ?"
Les EA exceptionnels sont des professionnels accomplis et hautement performants qui comprennent si bien l'entreprise et l'exécutif qu'ils peuvent fonctionner comme une extension transparente de l'exécutif. C'est ce qui en fait une arme secrète. Les AE comprennent que pour que leur exécutif soit efficace, ils doivent prendre en charge les fonctions qui ne sont pas une bonne utilisation du temps de l'exécutif. Les AE ne doutent jamais de ce que leurs cadres veulent ou ne veulent pas, car les cadres leur communiquent leurs buts, leurs objectifs et leur vision. Par conséquent, les AE parlent au nom des cadres avec confiance et autorité. Ils les gardent également à l'abri des choses non essentielles ou des calamités.
Comment le fait d'être un EA vous a-t-il aidé à faire la transition vers votre rôle de leadership actuel ?
J'ai appris à me prendre en main et à assumer mes responsabilités. Quand j'ai vu un besoin dans l'entreprise, je l'ai comblé sans qu'on me le demande, et si je ne pouvais pas faire quelque chose moi-même, je trouvais quelqu'un qui le pouvait. J'ai également développé des compétences pertinentes, dont beaucoup que j'utilise constamment dans ma propre entreprise, telles que la capacité de rédiger et de comprendre des contrats, de négocier et, bien sûr, d'assurer le service à la clientèle.
Quels sont les trois attributs les plus importants d'une EA réussie ?
Sans exception, les cadres et les assistants que j'ai interrogés ont déclaré que la capacité d'anticipation est la principale exigence d'un EA. Leur capacité à anticiper peut, par exemple, éviter une crise et s'assurer que leur exécutif est parfaitement informé et préparé pour une réunion ou un voyage. La débrouillardise est tout aussi importante. L'ingéniosité - utiliser de bons instincts, être innovant, savoir où aller pour trouver des solutions, comprendre comment faire le travail et rechercher constamment des moyens de s'améliorer - est la marque d'un EA exceptionnel. Une prise de décision efficace est un troisième élément crucial. Cela peut prendre un peu de temps, mais s'il y a une bonne communication, l'AE devrait être en mesure de prendre le contrôle des questions de routine et, en fin de compte, être en mesure de prendre également de grandes décisions.
