Cuando miembro de YPO Will Rehrig se hizo cargo del negocio familiar en 2005, como la cuarta generación que lideraba la firma centenaria, Rehrig Pacific tenía una gran cantidad de personas con talento y una demanda constante de los clientes, pero estaban cometiendo errores operativos simples y repetidos.
“Teníamos que mejorar para proporcionar valor a los clientes. Siempre tendrá competidores, pero el valor es donde realmente va a ganar en el mercado ”, explica Rehrig. Después de un año fiscal de bajas ganancias en 2002, Rehrig estableció un curso transformador para mejorar la ejecución de valor para los clientes.
Saltando: Aplicando un sistema de gestión de responsabilidad
La refinación del viaje de gestión eficiente de Rehrig incluyó volver al punto de partida, examinar e identificar los valores centrales de la compañía y redactar su declaración de visión. "Parece algo simple de hacer, pero alinear el trabajo con la estrategia es importante", dice. Citando a Henry David Thoreau, el Director de Fabricación de Rehrig Pacific, Adam Santa, dice: “No es suficiente estar ocupado, al igual que las hormigas, la pregunta es ¿de qué estamos ocupados? ¿Qué es lo que estás tratando de lograr? Debe definir qué deben hacer las personas de su organización todos los días para realizar el trabajo. La visión y la estrategia de su empresa se convierten en el trabajo en tiempo real que iguala los resultados ".
Rehrig y su equipo comenzaron con el fin en mente al planificar su estrategia. El trabajo debe apoyar lo que hace la empresa (misión); quiénes son y cómo operan (valores); y a dónde quieren ir (visión). "La estrategia debe traducirse en metas y objetivos y, por último, podemos definir el trabajo", dice Rehrig, "y estas metas y objetivos pueden ser exclusivos del departamento o sucursal de la empresa". Los valores de la compañía de Rehrig tienen en cuenta a los empleados y se centran en la familia, el servicio, el crecimiento, así como en fomentar la innovación o el "intraemprendedor" en su fuerza laboral. “Es importante capacitar a las personas de su organización para soñar y crear. Es esencial para la innovación ".
El enfoque sistemático de Rehrig comienza con la definición de quién es usted y en qué quiere convertirse. Esta es la columna vertebral de la creación de un sistema de gestión responsable en una organización. Una vez que se define esto, explica, su equipo puede comenzar a desarrollar las responsabilidades clave que aseguran que se realice el trabajo correcto para tener éxito. Además de las responsabilidades clave, los elementos clave del Sistema de gestión de Rehrig incluyen herramientas lean como:
- Normas de trabajo: definir cómo se realiza el trabajo o qué se espera
- Controles visuales: algo que supervisa lo real frente a lo esperado
- Trabajo estándar del líder: su documento de responsabilidad personal, el vínculo entre los controles estándar y visuales
- Proceso de responsabilidad de retroalimentación: sistema de monitoreo y medición, el enlace de los gerentes con sus procesos.
- A3: la herramienta utilizada para abordar las brechas y crear y mejorar estándares
La palabra que da miedo
Aunque simple en teoría, las responsabilidades clave tienen un impacto profundamente positivo en el sistema general de gestión responsable de una organización, el seguimiento de las acciones y los resultados para proporcionar datos e información procesables. "La forma en que presentamos esto a nuestra fuerza laboral fue explicar que una responsabilidad clave es un acuerdo mutuo entre ellos y su jefe, de exactamente de qué son responsables en el trabajo", dice Jeff Hentges, Vicepresidente de Operaciones de Rehrig Pacific. "Las responsabilidades clave son las tareas más importantes y las responsabilidades generales asignadas a un empleado que representan aproximadamente el 80 por ciento de la producción".
Para los empleados de Rehrig, las responsabilidades proporcionan claridad para que comprendan cuál es su trabajo y cómo se conecta con los objetivos de la empresa. La claridad del rol y el trabajo también asegura que el trabajo correcto se conecte en cascada en toda la organización, proporcionando alineación de una planta a la siguiente. "Las responsabilidades clave son para todos los empleados, ya que fluyen del presidente a la línea del frente", dice Rehrig. “Hemos trabajado duro para cambiar la mentalidad de que 'responsabilidad' no es una mala palabra. Ser responsable no significa que un empleado sea despedido o castigado. Asegura que se puedan identificar las brechas y los baches de velocidad en un proceso y que podamos remediarlos rápidamente ”.
Rehrig Pacific ahora mantiene discusiones trimestrales y anuales sobre responsabilidades entre asociados y gerentes para ayudar a los empleados a refinarlas y proporcionar visibilidad sobre el progreso y los resultados. Cada instalación utiliza herramientas visuales como un cuadro de mandos de la planta, cuadros visuales de desglose del trabajo y cuadros simples de procesos de trabajo para que todos estén en la misma página en cuanto a qué trabajo había que hacer, cuánto tiempo llevó completar el trabajo y el éxito o el fracaso asociado con el flujo de trabajo.
Mejorando con el tiempo
Fortalecer el sistema de responsabilidad de Rehrig Pacific es el Método A3, una herramienta de resolución de problemas que genera nuevos estándares y se utiliza para mejorar constantemente los procesos a lo largo del tiempo. "A3 proporciona el método para generar soluciones que aborden la falta o la relativa debilidad de los estándares", explica Andrew Ressler, Director de Calidad. En pocas palabras, A3 ayuda a:
- Aclarar el problema (siempre una pregunta)
- Romper el problema
- Establecer un futuro ideal
- Determinar las causas raíz
- Lluvia de ideas y contramedidas selectas
- Implementar las contramedidas
- Definir y probar el éxito.
- Estandarizar procesos exitosos
Hentges admite que la conversión a un sistema de gestión eficiente no se produjo sin algunos obstáculos en el camino. "A veces hay que bajar el agua para encontrar las rocas".
"Se necesita un compromiso personal de los líderes, pero en general, ayudó a combatir el caos para que pudiéramos subir las escaleras". Durante el proceso, la gerencia puso en marcha un proceso centrado en alinear los sistemas de medición, incluida la adición de planes de incentivos, bonos de producción y calificaciones de "instalación del año" para cumplir con las responsabilidades clave.
En general, Rehrig cree que valió la pena el tiempo invertido en la adopción del proceso de fabricación eficiente y gestión responsable. El programa ayudó a la gerencia a comprender los beneficios y ventajas obtenidas en la reducción de costos, la eficiencia de la producción, la implementación del diseño y la gestión de procesos, y a ver cómo estos resultados impactan positivamente en la moral de los empleados y la retención de clientes.
“Nuestra estrategia ahora determina nuestros objetivos. Nuestros objetivos definen nuestro trabajo y las responsabilidades clave aseguran que se realice el trabajo correcto ”, dice Rehrig.
Después de comenzar un enfoque de manufactura esbelta hace siete años, Rehrig Pacific ha desarrollado herramientas y métodos que ahora brindan una eficiencia sorprendente y generan beneficios significativos en costos, producción y responsabilidad dentro y en todos sus sitios corporativos.
"Nuestra visión se ha convertido en realidad para todas las personas de la empresa".
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