La carte de pointage de ce PDG améliorera votre prochaine réunion

Dans mon parcours en tant que leader, j'ai découvert que la gestion efficace du temps est essentielle. Cependant, ce n'est pas facile. Lorsque vous gérez une main-d'œuvre distante importante et dispersée et que vous travaillez dans plusieurs fuseaux horaires, pays et cultures, la gestion du temps devient complexe. La plus grande perte de temps des PDG est le nombre de réunions de mauvaise qualité auxquelles ils assistent.

Selon le Harvard Business Review, tous les PDG sont en proie à des réunions pas si efficaces. Les réunions représentent une grande partie de la journée d'un PDG — 72 % de son temps de travail est consacré aux réunions. 38 % des réunions d'un PDG durent une heure, 30 % sont plus longues et XNUMX % sont plus courtes.

Alors, comment rendre nos réunions plus productives ?

Voici le système que j'ai perfectionné au fil des années et qui fonctionne pour moi.

Je me suis associé à mon assistante de direction (EA) pour développer une méthodologie et un tableau de bord, qui sont utilisés pour gérer puis évaluer la qualité de mes réunions. Une fois que vous commencez à noter vos réunions, votre comportement change radicalement. Une fois que vous avez établi les critères, vous notez chaque réunion de A à F. J'envoie un SMS à mon assistant après chaque réunion et à la fin de chaque semaine, nous discutons d'une liste concise des changements recommandés pour la semaine à venir.

Votre tableau de bord est personnel, mais voici les critères que je suggère de considérer :

1. Programme de la réunion. Pour que j'accepte une réunion, il faut qu'elle ait un ordre du jour. Cela détermine le temps que je souhaite consacrer à une réunion et la quantité de préparation requise. Cela m'aide aussi à identifier l'urgence de la réunion. La réunion est bien notée si nous avons atteint l'objectif indiqué dans l'ordre du jour.
2. Durée de la réunion. Je commence toutes mes réunions avec 30 minutes et je prolonge en fonction de l'objectif et des résultats que je souhaite atteindre. La corrélation entre les résultats et la durée de la réunion détermine la note.
3. Participants à la réunion. Les bonnes parties prenantes sont-elles présentes ? De plus, les parties prenantes étaient-elles correctement préparées pour la réunion (dont moi) ? La réponse à cette question détermine la note.
4. Heure de début/fin de la réunion. J'essaie toujours de commencer et de terminer une réunion à l'heure. Si je suis en retard de plusieurs minutes, je contacte toujours la personne ou le groupe et je le lui fais savoir. En tant que leader, j'ai toujours considéré qu'il était essentiel de respecter le temps des autres.
5. Objectif de la réunion atteint. Sans un résultat convenu et un ensemble d'actions avec des responsabilités et des délais, une réunion n'est pas réussie.

L'analyse des réunions hebdomadaires est importante. Votre assistant agrège les notes de réunion à la fin de chaque semaine. Ils vous fournissent un bulletin de réunion avec les éléments suivants :

• La note moyenne de la semaine.
• Les trois meilleurs rendez-vous de la semaine.
• Les trois derniers rendez-vous de la semaine.
• Un ensemble concis de changements recommandés au calendrier des réunions pour la semaine à venir en fonction des enseignements tirés du bulletin de la réunion.

Le tableau de bord peut sembler simple et simpliste au premier abord. Cependant, une fois que vous l'aurez mis en œuvre et exécuté pendant trois à quatre semaines consécutives, je vous garantis que vous trouverez de précieuses heures supplémentaires que vous ne pensiez pas avoir. Vos EA et professionnels administratifs sont vos armes secrètes dans tout cela. Dans notre entreprise, Réseau Lumini, nous avons développé un programme mensuel qui se concentre sur l'enseignement des hacks les plus importants que les professionnels de l'administration doivent maîtriser pour améliorer l'efficacité de leur PDG.

Non seulement cette approche vous aidera à améliorer la qualité de vos réunions et à libérer du temps, mais elle servira d'exemple aux autres autour de vous et favorisera même une culture de productivité et de clarté. J'espère que vous l'essayerez et que vous gagnerez autant de temps que moi.