Depuis le début de la pandémie, nous aidons les entreprises à effectuer cette transition vers un environnement virtuel. La plupart sont surpris par ce qu'ils voient : le travail se fait toujours et la productivité a augmenté. Plus important encore, leurs employés sont plus satisfaits de la flexibilité offerte par le travail à distance.
Pour chefs d'entreprise qui sont encore sur la clôture ou qui ne savent pas comment intégrer le travail à distance dans votre organisation, j'aimerais vous aider en partageant une partie de ce que nous avons appris au fil des ans.
3 clés pour exploiter une entreprise à distance : les personnes, les opérations et la technologie
Si vous souhaitez devenir une organisation distante permanente à haute capacité, vous devez développer une approche intégrée entre vos employés, vos opérations et votre technologie. Vous trouverez ci-dessous quelques stratégies essentielles pour chaque domaine.
Personnes
L'étape la plus importante et la plus difficile consiste à créer le bon environnement pour le travail à distance et à former votre personnel pour qu'il soit un télétravailleur efficace. Ils devront acquérir de nouvelles compétences qui leur permettront d'interagir différemment.
Commencez par une base de confiance. La confiance est le fondement d'une grande culture à distance. Il est rare de trouver des employés qui intentionnellement ne travaillent pas. En fait, le vrai problème, ce sont les employés qui travaillent trop parce qu'ils perdent la frontière entre le travail et la maison. Voici quelques astuces pour aider:
- Créez des politiques qui maximisent la flexibilité et l'autonomisation des employés.
- N'utilisez pas d'outils qui permettent de savoir si un employé travaille. Ce n'est pas nécessaire et cela nuit à la construction d'une grande culture.
- Former les employés à développer des limites saines afin qu'ils aient un bon équilibre.
- Encouragez-les à faire des pauses pendant la journée pour se ressourcer.
Cette approche a un retour sur investissement prouvé. La confiance conduit à des employés plus heureux, ce qui conduit à une meilleure culture, ce qui conduit à des clients plus heureux, ce qui conduit à des profits plus élevés.
Formez votre main-d'œuvre sur les compétences à distance à long terme. L'établissement de relations virtuelles est l'une des compétences les plus essentielles qu'un travailleur à distance puisse acquérir. Vous pouvez profiter de la même relation profonde et de confiance avec un collègue virtuel qu'une relation en personne. Voici les compétences et techniques qu'un bon travailleur virtuel possède souvent :
- Vulnérabilité du modèle. La vulnérabilité est le raccourci vers la confiance. Apprenez aux employés et aux dirigeants à être vulnérables et à ne pas toujours se concentrer sur le travail.
- Apportez tout votre être au travail. Partagez votre personnalité, montrez qui vous êtes en tant que personne, partagez vos intérêts et encouragez les autres à faire de même.
- Prenez le temps d'entretenir des relations personnelles. Encouragez les employés à avoir un véritable intérêt à connaître leurs coéquipiers, à être curieux et à apprendre ce qui compte pour eux.
- Savoir résoudre les conflits virtuellement. Les conflits sont toujours difficiles à résoudre, même lorsque vous pouvez voir les repères visuels d'une personne. C'est encore plus difficile virtuellement. Nous utilisons une formation basée sur le livre Conversations cruciales pour aider les employés à devenir des experts en résolution de conflits.
Former votre dirigeants pour diriger des équipes à distance. Vous avez besoin de différentes compétences en leadership lorsque vous dirigez une équipe à distance, car les employés peuvent rapidement se sentir déconnectés. Vérifiez régulièrement avec eux pour développer des relations plus profondes. Les conférences téléphoniques transactionnelles liées aux affaires ne suffiront pas.
Au lieu de cela, allouez du temps relationnel en tête-à-tête (en personne ou virtuellement) pour vérifier avec les employés individuels. Pendant ce temps, connectez-vous à un niveau personnel et donnez-leur la possibilité de partager leurs inquiétudes.
"Pour gagner la guerre des talents, les entreprises devront proposer des environnements de bureau optionnels pour attirer les meilleurs travailleurs." — Larry English, président et cofondateur de Centric Consulting
Opérations
Pour intégrer pleinement le travail à distance dans votre organisation, concevez et adoptez des modes opératoires adaptés à votre culture à distance.
- Adaptez la structure de votre réunion pour les appels virtuels. Tout votre travail se fait dans des réunions virtuelles, mais c'est aussi là que vous établissez des relations et renforcez votre culture. Créez une structure et un protocole de réunion qui laissent de la place aux relations personnelles et du temps pour les sujets sensibles. Cinq minutes de connexion personnelle au début de chaque réunion contribuent grandement à la construction d'une culture virtuelle positive.
- Construire des mécanismes de rétroaction robustes. Un feedback régulier est particulièrement important dans les environnements distants. Des commentaires anonymes et quantifiables peuvent identifier les signes avant-coureurs, vous aider à garder le pouls de l'état d'esprit des employés et guider leur développement.
- Développer une approche hybride du travail de bureau/virtuel. Vous devriez avoir des politiques pour vous guider sur quand et comment mélanger le travail de bureau physique avec le travail à distance. Il faudra peut-être un peu d'expérimentation pour trouver le bon mélange, mais c'est du temps bien dépensé. Certains groupes qui bénéficient de plus de réunions en personne comprennent les nouvelles équipes, les équipes dont les membres changent fréquemment et les équipes qui comprennent de nouvelles recrues tout juste sorties de l'université.
Technologie
La plus grande erreur que j'ai commise à la tête d'une entreprise virtuelle est de lésiner sur les outils logiciels. Le bon logiciel vous rendra plus efficace et conduira à des employés plus heureux, car votre organisation collabore de manière transparente depuis n'importe où dans le monde. Le logiciel améliore votre environnement distant en :
- Former les employés sur votre culture (ils peuvent voir l'historique de la façon dont vous interagissez et vous traitez les uns les autres).
- Créer des groupes d'affinités virtuels qui partagent un intérêt commun pour améliorer le sentiment d'appartenance des employés, tels que les vétérans ou les coureurs.
- Éliminer les silos — les employés sont plus efficaces lorsqu'ils savent ce qui se passe dans l'entreprise.
- Augmenter la confiance et faire de vous une organisation plus transparente.
- Construire une main-d'œuvre intergénérationnelle. Le bon outil augmente l'engagement car les employés peuvent interagir d'une manière qui leur convient.
Les entreprises n'auront pas le choix. Gagner la guerre des talents, les entreprises devront proposer des environnements bureautiques optionnels pour attirer les meilleurs travailleurs.
Nous savons depuis longtemps ce que de nombreuses entreprises découvrent maintenant : le travail à distance est bon pour les affaires. Vous aurez des employés plus heureux et plus engagés qui resteront, profiteront d'une meilleure culture et, en fin de compte, bénéficieront d'une rentabilité plus élevée. Prenez une longueur d'avance dès maintenant en élaborant un plan complet d'adoption du travail à distance.
