Alors que certains employés s'épanouissent en travaillant à distance, d'autres craignent de se sentir isolés ou démotivés pour travailler chez eux. Les managers s'inquiètent de garder une équipe motivée et efficace sans temps de contact quotidien avec leurs pairs au bureau.
Robert Glazer, membre YPO, fondateur et PDG de Partenaires d'accélération, a vu les avantages du travail à distance depuis plus d'une décennie. Toute son organisation travaille à distance depuis sa création en 2007 et s'est étendue à 177 employés dans huit pays. Reconnu par des prix pour la performance et la culture de l'industrie, Glazer pense que c'est à cause de leur culture éloignée, pas malgré elle.
"Bien que la transition d'une équipe vers un environnement distant ne soit pas toujours facile, la plupart des entreprises peuvent exceller dans ces circonstances si elles suivent certaines pratiques", explique-t-il.
Alors que de plus en plus d'entreprises se tournent vers une nouvelle réalité dont elles pourraient avoir besoin pour se préparer à une future main-d'œuvre à distance, Glazer partage ce qu'il a appris de plus d'une décennie d'expérience à la tête d'une culture à distance primée. Voici les clés qui, selon lui, mèneront au succès :
Embauchez les bonnes personnes. Vous ne pouvez pas créer une entreprise à distance prospère sans embaucher des employés qui excellent dans cet environnement. Votre politique de travail à distance doit faire partie de votre processus d'entretien, notamment en indiquant clairement aux candidats que le travail à domicile n'est pas pour tout le monde et en leur demandant de réfléchir à la manière dont ils s'adapteraient. Demandez aux personnes interrogées : ont-elles du mal à établir leur propre emploi du temps et à rester disciplinées ? Sont-ils motivés ? Leurs réponses à ces questions peuvent aider à révéler si la personne convient à un environnement éloigné.
Investissez dans la technologie. Investissez dans des logiciels de visioconférence tels que Zoom, GoToMeeting et Skype, et des outils de gestion de projet tels que Slack et Asana. Organisez autant de réunions par vidéo pour vous assurer que les employés sont plus engagés, connectés à leurs collègues et investis dans le succès de l'équipe. Ces outils sont également cruciaux pour l'intégration de nouveaux employés ou la transition d'une équipe vers un environnement distant, comme le font actuellement de nombreuses entreprises en raison du coronavirus. Les employés doivent savoir que leur organisation s'engage à rendre leur mode de vie à distance aussi confortable et efficace que possible ; ces investissements technologiques contribuent grandement à assurer une transition plus facile.
Créer une transparence organisationnelle. Il peut être normal, surtout dans les grandes entreprises, que les employés se sentent déconnectés de la haute direction. Dans de mauvaises conditions, cela peut être particulièrement vrai dans les organisations distantes. « Nous avons fait de la transparence descendante un élément fondamental de notre culture », déclare Glazer. "Cela inclut des réunions d'information bihebdomadaires pour toute l'entreprise où notre équipe de direction rend compte des finances de notre entreprise, fait progresser les accords de vente et les initiatives opérationnelles à l'ensemble de l'entreprise en temps réel."
Lorsque la direction d'une entreprise est transparente et invite régulièrement à des questions et à des commentaires, cela crée un environnement de confiance pour les employés. Avec les problèmes de santé actuels et les nombreuses inconnues entourant le coronavirus, les employés doivent savoir qu'ils peuvent signaler tout problème potentiel à la direction avant qu'il ne devienne irréparable.
Organisez des réunions d'entreprise en face à face. Bien que cela ne soit pas recommandé actuellement compte tenu des directives sanitaires appelant à la distanciation sociale, il est important à long terme de créer des opportunités pour les travailleurs d'interagir en personne, ne serait-ce que quelques fois par an.
« Dans le cadre de notre stratégie d'embauche, nous organisons la majeure partie de l'entreprise en ce que nous appelons des 'hubs', des villes où sont basés de grands ensembles de nos employés », explique Glazer. « Cela nous permet d'organiser des « réunions centrales » semestrielles où de grands groupes de nos employés se réunissent pour se connecter en personne et partager leurs commentaires avec la haute direction présente. Il facilite également des journées de collaboration régulières, des formations en personne et des événements sociaux. "
Privilégier le développement professionnel. Les entreprises prospèrent lorsque les employés apprennent et grandissent constamment. De même, la plupart des employés veulent une voie claire pour l'avancement au travail et veulent que leurs dirigeants les aident à grandir même s'ils ne sont pas au bureau tous les jours. Les organisations devraient investir dans le développement professionnel en créant des cours virtuels que les employés peuvent suivre sur les meilleures pratiques et politiques de l'entreprise, en créant des groupes de mentorat où les membres de l'équipe senior peuvent partager leurs connaissances avec les nouveaux employés et en réservant du temps et des ressources pour les formations en personne.
« Dans notre entreprise, nous sommes allés encore plus loin », explique Glazer. « Nous formons nos futurs cadres supérieurs en interne. Nous organisons régulièrement des ateliers de formation avancée en leadership en personne où les employés se réunissent pour apprendre d'experts comment développer leurs compétences personnelles et professionnelles en leadership.
"Bien que la transition d'une équipe vers un environnement distant ne soit pas toujours facile, la plupart des entreprises peuvent exceller dans ces circonstances si elles suivent certaines pratiques."- Robert Glazer, fondateur et PDG Acceleration Partners
Accepter les transitions inattendues
Construire une grande culture à distance n'est pas facile, en particulier pour les organisations qui doivent faire une transition soudaine vers ce modèle de lieu de travail en raison des récents événements sanitaires mondiaux. Cependant, la plupart des organisations peuvent développer la culture dont elles ont besoin pour prospérer dans cet environnement si elles en font une priorité.
Voici quelques conseils à partager avec vos employés qui se retrouvent soudainement en situation de télétravail :
Ne laissez pas de détails. Parce que les employés ne peuvent pas simplement s'arrêter au bureau de quelqu'un pour poser des questions de clarification dans un lieu de travail à distance, il est essentiel d'expliquer clairement tous les détails dans vos communications verbales et écrites. À l'inverse, les gestionnaires devraient inviter des questions de clarification afin que leurs subordonnés directs puissent librement demander plus d'informations lorsqu'ils sont incertains.
Gardez votre routine matinale. Même si votre routine matinale complète n'est plus nécessaire maintenant que vous ne vous rendez pas au bureau, il est important de définir une routine raccourcie comme faire de l'exercice avant le travail, prendre une douche et s'habiller pour la journée et prévoir des pauses pendant la journée de travail.
Tirez le meilleur parti des outils d'organisation et de productivité. Avec une flexibilité accrue et une structure réduite, il est important de rester organisé et de planifier spécifiquement votre journée entière. Prévoyez des blocs de temps pour le travail, les réunions, le déjeuner et le temps passé loin de votre ordinateur.
Trouvez ou créez un espace où vous pourrez vous concentrer sur votre travail. Qu'il s'agisse d'une pièce entière, d'un coin ou d'une table désignée dans votre maison, créez un espace pour vous concentrer sur le travail (et uniquement le travail).
Ne sautez pas aux conclusions. Moins de temps en face à face est difficile pour certains et peut entraîner une analyse excessive des signaux sociaux. Utilisez régulièrement des appels vidéo avec des collègues pour éviter les significations ou les instructions involontaires sur le processus.
Séparez-vous des distractions. Il est utile de mettre votre téléphone en mode silencieux, de limiter les notifications, d'éteindre la télévision et d'envisager la garde à domicile des jeunes enfants si le budget le permet.
Bienvenue aux nouvelles méthodes de travail et de communication. Soyez ouvert et flexible aux suggestions sur la façon de mieux collaborer avec vos collègues et proposez vos propres suggestions pour améliorer la productivité de l'équipe.
Travailler avec les fuseaux horaires. Si vos employés opèrent dans des fuseaux horaires différents, assurez-vous de bien budgétiser le calendrier et les délais des projets et assurez-vous que tout le monde comprend parfaitement le calendrier avant de continuer.
Chérissez les occasions de nouer des liens avec des collègues à un niveau personnel. Même s'il est plus difficile de déjeuner avec un collègue de travail, vous pouvez prendre le temps au début des appels vidéo pour vous connecter personnellement avec vos coéquipiers.
En créant la transparence et la confiance, en embauchant les bonnes personnes et en investissant dans la croissance des employés et la technologie habilitante, les chefs d'entreprise peuvent créer une organisation à distance qui non seulement correspond à un modèle de travail traditionnel, mais qui le surpasse.
