En mi viaje como líder, descubrí que administrar el tiempo de manera efectiva es esencial. Sin embargo, no es fácil. Cuando administra una fuerza de trabajo remota que es grande y dispersa, y trabaja en múltiples zonas horarias, países y culturas, la administración del tiempo se vuelve compleja. La experiencia de los directores ejecutivos que más desperdicia el tiempo es la cantidad de reuniones de baja calidad a las que asisten.

Según Harvard Business Review, todos los directores ejecutivos están plagados de reuniones no tan eficientes. Las reuniones constituyen una gran parte del día de un CEO: el 72% de su tiempo de trabajo se dedica a reuniones. El treinta y dos por ciento de las reuniones de un CEO duran una hora, el 38% fueron más largas y el 30% más cortas.

Entonces, ¿cómo hacemos que nuestras reuniones sean más productivas?

Este es el sistema que perfeccioné a lo largo de los años y que funciona para mí.

Me asocié con mi asistente ejecutivo (EA) para desarrollar una metodología y un cuadro de mando, que se utiliza para ejecutar y luego calificar la calidad de mis reuniones. Una vez que comienza a calificar sus reuniones, su comportamiento cambia drásticamente. Una vez que establece los criterios, califica cada reunión de la A a la F. Le envío un mensaje de texto a mi asistente después de cada reunión y al final de cada semana, discutimos una lista concisa de los cambios recomendados para la próxima semana.

Su cuadro de mando es personal, pero estos son los criterios que sugiero considerar:

  1. agenda de la reunión. Para que yo acepte una reunión, tiene que tener una agenda. Esto determina la cantidad de tiempo que quiero pasar en una reunión y la cantidad de preparación que se requiere. También me ayuda a identificar la urgencia de la reunión. La reunión tiene una alta calificación si logramos el objetivo señalado en la agenda.
  2. Duración de la reunión. Comienzo todas mis reuniones con 30 minutos y las extiendo en función del objetivo y los resultados que me gustaría lograr. La correlación entre los resultados y la duración de la reunión determina la calificación.
  3. Asistentes a reuniones. ¿Asisten las partes interesadas adecuadas? Además, ¿las partes interesadas estaban debidamente preparadas para la reunión (eso me incluye a mí)? La respuesta a esa pregunta determina la calificación.
  4. Hora de inicio / finalización de la reunión. Siempre trato de comenzar y terminar una reunión a tiempo. Si llego varios minutos tarde, siempre me acerco a la persona o al grupo y se lo hago saber. Como líder, siempre he considerado fundamental respetar el tiempo de otras personas.
  5. Se cumplió el objetivo de la reunión. Sin un resultado acordado y un conjunto de acciones con responsabilidades y plazos, una reunión no tiene éxito.

El análisis de la reunión semanal es importante. Su asistente suma las calificaciones de la reunión al final de cada semana. Ellos le proporcionan una boleta de calificaciones de la reunión con lo siguiente:

  • La nota media de la semana.
  • Las tres mejores reuniones de la semana.
  • Las tres últimas reuniones de la semana.
  • Un conjunto conciso de cambios recomendados en el calendario de reuniones para la próxima semana en función de lo aprendido en la boleta de calificaciones de la reunión.

El cuadro de mando puede parecer sencillo y simplista al principio. Sin embargo, una vez que lo implemente y lo ejecute durante tres o cuatro semanas consecutivas, le garantizo que encontrará valiosas horas adicionales que no pensó que tenía. Sus asesores profesionales y profesionales administrativos son sus armas secretas en todo esto. En nuestra empresa, Red Lumini, hemos desarrollado un plan de estudios mensual que se enfoca en enseñar los trucos más importantes que los profesionales administrativos deben dominar para mejorar la efectividad de su CEO.

Este enfoque no solo lo ayudará a mejorar la calidad de sus reuniones y a liberar algo de tiempo, sino que también establecerá un ejemplo para quienes lo rodean e incluso fomentará una cultura de productividad y claridad. Espero que pruebes esto y recuperes tanto tiempo como yo.